Организуй себя - Каунт Джон - Страница 29

• Предыдущая
• 29/41
• Следующая

· Журналы и другие периодические издания следует просматривать быстро, вырывая страницы, представляющие для вас интерес. Остатки смело отправляйте в мусорную корзину. На данном этапе читать вырванные заметки не следует.

· Когда вы разберете все кипы, обратите внимание на ваши корзины. Спланируйте время для работы с документами из корзин «прочесть» и «принять к обработке», используйте при этом вашу систему напоминаний с тем, чтобы быть в курсе, когда приступать к работе с документами из папки «принять к обработке».

Если все будет сделано правильно, то выполненная работа принесет вам глубокое удовлетворение.

Итак, вы, наконец, рассортировали все документы, находящиеся в вашем офисе. Инструменты, которыми вы пользуетесь регулярно, находятся под рукой, весь мусор убран. Как вам сохранить наведенный порядок?

Ответ, боюсь, вас разочарует. Он напрямую связан с развитием позитивных рабочих привычек:

· Быстро распределяйте документы в соответствии с правилом пяти действий, приведенном в главе 4.

· Если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.

· Не используйте свой стол в качестве места хранения документов — пользуйтесь для этих целей специальными проектными папками и папками «bring forward» (см. гл. 4).

· Всегда проверяйте наличие необходимого оборудования. Все инструменты и принадлежности, которыми вы пользуетесь регулярно, должны находиться под рукой.

· Не перемещайте кипы документов с вашего стола в другие места вашего офиса.

· Старайтесь обрабатывать и регистрировать документы ежедневно. Если вы вынимаете документы из картотеки, возьмите себе за правило возвращать их на место как можно скорее.

Ключевые аспекты наведения порядка на вашем рабочем месте:

· расположение мебели и оборудования в целях достижения максимальной безопасности, комфорта и производительности;

· высвобождение времени и пространства путем реорганизации вашего стола и мест хранения;

· сведение к минимуму стрессовых ситуаций путем ликвидации бумаг, разбросанных по всему офису.

Ни один из аспектов личной организации не вызывает большего трепета, чем регистрация и хранение документов. Несмотря на то, что все мы не любим этим заниматься, любой из нас редко задается вопросом, почему же все-таки он это делает. Единственная причина подшивки документа в папку заключается в том, чтобы в будущем нам легче было его отыскать; а нужен он нам лишь потому, что может помочь в выполнении каких-либо аспектов нашей рабочей деятельности в будущем.

Освободитесь от слишком благоговейного отношения к регистрации и хранению документов. Мнение о том, что только забитые документами папки представляют собой настоящую систему регистрации и хранения, является ошибочным. Папки — это ресурсы, предназначенные для вашего пользования, и не более того. Лицом, которое должно получать от них пользу, должны быть именно вы, поэтому ваша задача заключается в том, чтобы сделать все возможное, чтобы они работали на вас.

По наблюдениям экспертов приблизительно к 85 % всех материалов, хранящихся в средней по объему картотеке, после регистрации больше никто и никогда не притрагивается. Это значит, что в будущем только один из пяти старательно подшитых и зарегистрированных документов будет востребован. Кроме того, по всей вероятности, этот действительно необходимый документ будет очень не просто отыскать. Ведь тот факт, что процентное соотношение нужных и ненужных документов расценивается как 15 к 85, может значительно затруднить ваши поиски.

Вам никогда с должной степенью уверенности не удастся предсказать, какой документ в будущем вам понадобится, а какой нет. Некоторые материалы сдаются на хранение по принципу «на всякий случай», другие действительно могут понадобиться в будущем, но вы, со своей стороны, все же можете значительно сократить эту утомительную работу и тем самым в будущем облегчить поиски нужных документов, если при получении материалов чаще будете пользоваться операцией «отправка в мусорную корзину». Задача операции регистрации и хранения документов заключается отнюдь не в том, чтобы освободить ваш рабочий стол, а в том, чтобы разумно справиться со страхом, возникающим, когда вы боитесь отправить тот или иной документ в мусорную корзину только потому, что не знаете, что с ним делать дальше. В картотеку должны отправляться только те документы, которые вы не сможете в дальнейшем свободно получить из других источников, и документы, которые вполне могут вам понадобиться и в будущем.

Если вы сможете отойти от осторожной тактики в деле регистрации и хранения документов, основной лозунг которой гласит, что лучше сохранить документ на всякий случай, чем отправить его в мусорную корзину, то, возможно, вам и удастся создать поистине четкую и стройную систему регистрации и хранения документов. Оценивая документ с точки зрения необходимости его регистрации и хранения, постарайтесь сразу же ответить на вопрос о том, какую пользу вы могли бы извлечь из него в будущем. Если убедительного ответа на такой вопрос вы не находите, то смело отправляйте его в мусорную корзину.

Кроме вопроса осторожной тактики, в деле регистрации и хранения документов существуют и ряд других проблем. Проверьте, какие проблемы непосредственно относятся к вам:

· неправильное размещение информации?

· отсутствие структуры системы регистрации и хранения документов?

· несоблюдение структуры системы регистрации и хранения документов?

· недостаточно продуманная система группировки документов для их последующего поиска?

· отсутствие системы удаления устаревших документов?

· создание дублирующих друг друга папок по причине отсутствия четкого представления о документах, уже имеющихся в наличии?

· регистрация и хранение документов, к которым можно получить свободный доступ из других источников?

· создание внутри системы слишком сложной классификации по категориям, вплоть до того, что система становится неуправляемой?

· несоответствие оборудования хранению материалов специфических типов?

· трата времени на поиск неправильно зарегистрированных файлов?

· нерешительность в вопросе выбора места хранения документов?

· отсутствие папок, позаимствованных неизвестными лицами?

Выбор способов размещения и хранения информации должен осуществляться с учетом частоты обращения к папкам с документами.

К этой категории относятся папки, к которым вы можете обращаться по нескольку раз на дню, поэтому их следует хранить или в картотечных ящиках вашего стола, или в картотеке на колесиках, которая должна располагаться в непосредственной близости от вашего рабочего стола. К этой же категории относятся папки с документами по индивидуальным проектам или заданиям, находящимся в процессе выполнения. Возможно, целесообразно будет промаркировать эти папки следующим образом: для ответа, для прочтения, для подготовки к совещаниям. Это поможет вам побороть склонность к захламлению вашей папки входящих документов и избежать возникновения кип бумажных документов на вашем рабочем столе. Если вы выберете такой подход, вам следует быть осторожными, чтобы эти папки не превратились в места скопления мусора. Особенно это относится к папкам, помеченным «для прочтения». Недостаток папок общего назначения заключается в их структуре, из-за чего можно пропустить важную информацию о сроках выполнения той или иной задачи. Например, предварительное чтение для подготовки к совещанию или письмо, на которое нужно ответить к определенной дате. Для преодоления этой проблемы пользуйтесь папками с многочисленными отделениями, выполненными в виде гармошки, с системой напоминаний (см. гл. 4).

• Предыдущая
• 29/41
• Следующая